あなたは飲み会の「幹事」を任されるのは好きですか?幹事は多くの参加者を取りまとめる必要があって大変なので、苦手という人も多いかもしれません。でも、幹事を上手くこなすノウハウは仕事にも役立つんです・・・!そこで今回は幹事を通じて磨けるスキルや幹事が行うべき13の準備ポイントをお伝えします。

仕事術, 思考法, 社会人のためのマナー

幹事を任せられたら読むべし!楽しい飲み会にするために幹事がおさえるべき13のポイント

このコンテンツでは、架空のキャラクターである山下リコと伊集院ヨシミが、あなたの生活に役立つ話をできるだけわかりやすい言葉を使って解説しています。
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こんにちは!
ユリカモメ病院の新人ナース、山下リコです。

あなたは、飲み会などの「幹事」を任されたことはありますか?

飲み会

職場の飲み会は参加人数が多く、いろいろな人が参加するので取りまとめるのが大変ですよね・・・。
リクルートライフスタイルが実施したアンケートによると、74%の人が「幹事をやりたくない」と答えています。

とはいえ、親睦を深めるために欠かせないイベントでもあるので、誰かが幹事をする必要があります。

かくいう私山下リコも、実は職場の飲み会の幹事をすることになったんです・・・!
でも、自分が幹事をつとめられるかちょっと心配しています。

それは、私を幹事に指名した師長がこう言ったからです。

「飲み会の幹事を成功させる人は、仕事もデキルのよ!」

すごいプレッシャーですよね・・・。

でも、せっかくの機会なので、いい飲み会にしたいと思っています!
というわけで、私は師長にあらかじめ「幹事の心得」を聞くことにしました。

幹事をやるからには成功させたいので、ぜひポイントを教えてください!

あらリコちゃん、いい心がけね。
じゃあ、わたしが“幹事の心得”を教えてあげるわ。

ここからは、私伊集院ヨシミがリコちゃんに代わって、お話しします。

「飲み会の幹事を成功させる人は仕事もデキル」といわれるのは、幹事がするべき行動に仕事がデキルようになるヒントがあるからなんです。

たとえば、職場の飲み会で幹事をするとしたら、飲み会の趣旨や予算に合わせたお店選び、出席者のスケジュール調整、苦手な食べ物やアレルギーのある食べ物を確認するなど、幹事の仕事は数え切れませんよね。

そんな準備を通じて、以下のようなスキルが磨かれるんです。


  1. リーダーシップ
  2. 段取り力
  3. 交渉力
  4. コミュニケーション力
  5. 予算管理
  6. スケジュール管理

幹事が磨けるビジネススキル

どれも大切なビジネススキルですよね。
これらを全てこなせる、つまり、仕事がデキル!ということなんです。

幹事は若手社員に任されることが多いですが、こうした経験を積ませるという意味合いもあるんですよ。
「自分は最近幹事やっていないなぁ」なんて思っている先輩社員や上司の皆さんも、この記事を読んで幹事の苦労を思い出してみるのもいいかもしれません!

というわけで、今回は私直伝の幹事が行うべき13の準備ポイントをお伝えします。
この記事を読めば、職場の飲み会が成功すること間違いなしです!

それでは、まいります。

幹事をすると磨かれるビジネススキル6つ

先ほどお伝えした、幹事をすると磨かれるビジネススキル6つを、くわしくお話ししますね。


  1. リーダーシップ
  2. 段取り力
  3. 交渉力
  4. コミュニケーション力
  5. 予算管理
  6. スケジュール管理

【幹事をすると磨かれるビジネススキル】
1.リーダーシップ

リーダーシップ

幹事は、飲み会の参加者をうまく巻き込んでいくリーダーシップが必要です。
一緒に幹事をしてくれるメンバーに指示を出して作業を分担したり、イベント当日は司会をして場を盛り上げたりします。

【幹事をすると磨かれるビジネススキル】
2.段取り力

段取り

幹事を任されたときから、段取りは始まります。
どんな飲み会にするか、参加者やお店の手配はどうするかなど、イベントの流れを考えて計画していくからです。
きちんと段取りがされたイベントは参加者の満足度が高く、成功の確率がグッと上がります!

【幹事をすると磨かれるビジネススキル】
3.交渉力

交渉

幹事をする際は、交渉力を発揮する必要があります。
たとえば、予約するお店に希望する席を確保してもらったり、予算に合わせて食事コース内容を少し調整してもらったりすることも。
また、送別会などでは主賓(しゅひん)のために、親交が深い人に手紙を書いてもらうよう働きかけるなど、あなたの交渉力次第で、飲み会の盛り上がりが変わってきますよ!

【幹事をすると磨かれるビジネススキル】
4.コミュニケーション力

コミュニケーション力

幹事はイベントの準備段階から、多くの関係者とコミュニケーションをとります。
たとえば、あらかじめ主賓のスケジュールを確認しておいたり、会費を上司に多く負担してもらう場合は事前にお願いをするなど、幹事が意識的にコミュニケーションをとることで、メンバーが気持ちよく参加できます。

【幹事をすると磨かれるビジネススキル】
5.予算管理能力

予算管理

送別会や歓迎会などの場合、主賓の参加費用を無料にしたり、プレゼントなどを用意したりします。
その分の費用は、ほかの参加者からの会費でまかなう必要がありますよね。

参加者の会費を高くし過ぎれば不満が出る可能性がありますし、節約しすぎて食事が足りずに満足度が下がっても問題ですよね。
そのバランスをうまくとるのが、幹事の予算管理の腕のみせどころです!

【幹事をすると磨かれるビジネススキル】
6.スケジュール管理能力

スケジュール管理

飲み会を成功させるには、さまざまな場面でスケジュール管理が必要です。
開催日時にはじまり、最終参加人数はいつまでに決めないといけないか、イベント当日の挨拶をどのタイミングにするか、スケジュール管理がイベントの成功を大きく左右します。


このように、幹事の仕事を通して、さまざまなビジネススキルを磨くことができるんですね。

そして、幹事を任されると、人前に出て司会をしたり、交渉したりする機会が増えるので、今まで接点が少なかった社内の人からも注目されることがあります!
手際よく幹事をしていると、「あの人、仕事ができそうだね」と評価がググッとあがりますよ。

そこで、ここからは飲み会を成功させるための“幹事の心得”を、職場での飲み会の事前準備と当日準備にわけて説明していきますね。

まずは、事前準備からです!

幹事が事前に準備するべきポイント7つ

幹事が事前に準備するべきポイントは、以下の7つです。
一見、普通のことのようですが、それぞれ気をつけたいポイントがあるのでチェックしていきましょう!


  1. 幹事仲間を見つける
  2. 日程を調整して、すぐに告知する
  3. 出欠確認と食べ物のアレルギーを確認
  4. お店選びと予約
  5. 予算組みをする
  6. 当日の流れをイメージし、挨拶などを依頼する
  7. 会費は前日までに集めておく

【幹事の事前準備】
1.幹事仲間を見つける

仲間を見つける

幹事になるときは、複数名で依頼されることもあれば、自分だけ名指しで依頼されることもあるでしょう。
もし、自分が名指しされた場合でも、必ず幹事仲間を見つけるようにしましょう。
なぜなら、幹事が準備することは意外と多く、ひとりではとてもこなせません。
職場の飲み会であれば、あなたが指示を出しやすい同期などの年齢の近い人や後輩に依頼しましょう。

【幹事の事前準備】
2.日程を調整して、すぐに告知する

幹事になったら、急いでするべきことは日程調整です。
職場の飲み会は基本的に平日夜に開催されるので、個人的な用事が入っている人もいます。
早めに予定を立てて、なるべく参加人数を増やしましょう。

日程を決める際は、主賓や職場の上司など、必ず出席の必要がある人の予定を個別に確認した上で、なるべくほかの人が予定を調整しやすい日程にしましょう。

私が経験したウソみたいな本当の話だけど、別の会社に転職した主賓の予定を確認せずに送別会の日時を決めて、しかも主賓に伝え忘れて、当日になって慌てて連絡した幹事がいたわ・・・

そんなこと、あるんですか!?
それで、主賓の人は来れたんでしょうか・・・?

幹事が電話した時は仕事中だったみたいだけど、自分のために何十人も集まっているって聞いて、ビックリして駆けつけたみたい。
あのときの、参加者たちの「あちゃー」という表情は忘れられないわね。

こ、こわいです・・・!
気をつけなくちゃ。
( ..)φメモメモ

【幹事の事前準備】
3.出欠と食べ物のアレルギーを確認

日程の告知をしたら、連絡した人たちの出欠を確認しましょう。
その際、出席者に食べ物のアレルギーがないか必ず聞いてください。

アレルギー

たとえば、甲殻類アレルギーがある人がいるのに、カニの食べ放題のお店を予約してしまうと、その人はほとんど食べられるものがなくなってしまいますよね。
そんな事態を避けるために、必ず確認しましょう。
また、主賓には食べ物の好き嫌いを確認しておき、なるべく意向に沿うようにしてくださいね。

【幹事の事前準備】
4.お店選びと予約

出席する大まかな人数と、アレルギーの有無が確認できたら、お店選びをしましょう。
忘年会や新年会など予約がとりにくい時期は、早めにお店をおさえておかないと予約できないなんてことも・・・。

また、あなたが行ったことのないお店を予約する場合は、下見がてら利用してみましょう。
Webサイトの写真ではとても広そうなのに、行ってみたらとても狭かったなど、実際に見ないとわからないからです。

居酒屋

また、お店を予約するときの注意点は以下4つです。


●コースで予約をする
予約をするときは、あらかじめ予算が立てられるようにコースで予約をしましょう。
そして、飲み物は必ず「飲み放題」で予約してくださいね。
お酒が苦手な人が多いと飲み放題にするべきか迷うかもしれませんが、お酒を飲む人たちはいつの間にかたくさん飲んでいますので、飲み放題にしないとお会計をして真っ青になることも・・・。
お酒を飲まない人が多い場合は、ソフトドリンクやノンアルコールドリンクが充実しているお店を選ぶといいでしょう。
●個室や座敷を予約する
歓迎会や送別会などの場合は、主賓が挨拶をして拍手が起きるなど騒がしくなる可能性が高いです。
そんなときテーブル席を予約してしまうと、周囲から苦情がきてしまい興ざめしてしまうので、仕切られた席があるお店を探しましょう。
●最終人数の確定日をチェック
予約人数の最終確定日を聞いておきましょう。
また、確定するときは参加予定人数よりも、1、2人ほど少なめの人数で予約してくださいね。
(参加者の10%くらいを目安にしてください)
なぜなら、急な仕事が入ってしまい、当日遅れたり来れなくなったりする人がいるからです。
全員がそろったときに席がないと困るので、スペースは確保してもらってくださいね。
もし、参加予定人数が全員参加して食事が足りなくなった場合は、その分だけ追加注文するようにしましょう。
●持ち込みについて確認する
送別会などでは、プレゼントや花束を渡すことがあります。
主賓と参加者が一緒に会社から移動する場合は、主賓に花束などが目に入らないよう事前に荷物をお店に預けておく必要がありますよね。
そのため、事前に預かってほしいことを伝えておきましょう。
また、お祝い事の場合はケーキなどを持ち込むこともあります。
お店によっては持ち込み禁止の場合もあるので、あらかじめ確認しておきましょう。

お店選びはとても重要なので、いろいろな角度から検討してくださいね。

【幹事の事前準備】
5.予算組みをする

お店が決まって、おおよその参加人数がわかったら、イベントの予算組みをしましょう。
たとえば、送別会だったら退職する人が主賓となるので、その人からは会費をもらわないようにします。

職場の慣習によりますが、花束やプレゼントを渡す場合もあるでしょう。

花束とプレゼント

こうした費用は、参加者から集める会費でまかなう必要があるので、それを考慮した上で会費を決めます。
主賓が多くて予算繰りがキビシイ場合は、たとえば以下のように役職に応じて、会費に差をつけるようにしましょう。


  • 部長:1万円
  • 課長:8,000円
  • 主任:6,000円
  • 中堅社員:5,000円
  • 若手社員:4,000円

会費決めは職場によってローカルルールが存在することもあるので、幹事を経験している先輩にも相談してみましょう。
多めに出費をお願いする上司には、あらかじめお願いしておいてくださいね。

また、会費の設定は少しゆとりをもち、支払う予定のお金より少しだけ多くなるようにしておきましょう。
当日になって支払金額が足りなくなり、幹事が自腹で出したり、その場で皆から足りないお金を集めたりする事態を避けるためです。

【幹事の事前準備】
6.当日の流れをイメージし、挨拶などを依頼する

当日の流れをイメージして、盛り上げるポイントを用意しておきましょう。
一般的な職場の飲み会は、以下のような流れで進みます。


  • 幹事の挨拶
  • 乾杯の挨拶
  • 歓談やイベントなど
  • 主賓へのプレゼント
  • 主賓の挨拶
  • 締めの挨拶

乾杯の挨拶はその場で一番地位が高い人、締めは二番目の方にお願いするのが一般的です。
そのため、乾杯と締めの挨拶をしてもらう上司には、事前に必ず話をしておきましょう。

乾杯の挨拶を依頼

また、送別会などでプレゼントを渡す場合は、プレゼントも事前に買っておく必要があります。
予算をあらかじめ決めておき、購入してくださいね。
花束の場合は事前に予約しておき、当日受け取れるようにしておきましょう。

ちょっとした小道具を用意しておくのもオススメです。
主賓用に「あなたが主役」と書かれたタスキ、誕生日祝いならバースデーケーキの帽子など、小道具があるとその場が和みます。

【幹事の事前準備】
7.会費は前日までに集めておく

会費は前日までに集める

会費は必ず前日までに集めておくようにしましょう。
その場で集めると主賓の人が気をつかいますし、幹事もお酒を飲んでいると計算間違いをしてしまう恐れがあります。
また、先に集めておくことで当日のドタキャンをなるべく減らす効果も期待できるんです。


ここまでが、幹事が飲み会前日までにしておくべきことです。
事前に準備しておくべきことが多いので、モレがないようにチェックしてくださいね。

では次に、幹事が飲み会当日にするべきことをお伝えします。

幹事が飲み会当日にすること6つ

幹事が飲み会当日に準備しておくべきことは以下6つです!


  1. 仕事を早めに終える
  2. 出発時間のリマインドをする
  3. 開始の30分前には会場に到着
  4. タイムスケジュールをチェック
  5. 席順に気を配る
  6. 二次会の準備、忘れ物の確認

それぞれ説明しますね。

【幹事が飲み会当日にすること】
1.仕事を早めに終える

幹事は仕事を早く終わらせる

幹事は必ず、その日の仕事を早めに終わらせておきましょう。
幹事が仕事で忙しくてバタバタしていると、時間通りに飲み会を開催できなくなってしまいます。
もし、緊急事態が起きた場合は、あなたの代理として幹事の役割をしてくれる人を確保しておきましょう。

【幹事が飲み会当日にすること】
2.出発時間のリマインドをする

時間のリマインド

当日の朝に、会社を出発する時間をメールなどで告知しておきます。
たとえば、19時スタートで場所が会社から徒歩5分なら、少しゆとりをもって18時50分出発などを設定してください。
そして、お昼過ぎ、出発30分前にもリマインドをします。

【幹事が飲み会当日にすること】
3.開始の30分前までに会場に到着

幹事は、飲み会がスタートする30分前までには、会場に到着しておきましょう。
このとき、プレゼントや花束なども会場に運びます。

ただ、幹事チームのうち少なくともひとりは会社に残り、出発時間になったら参加者を引率してお店に向かうようにしてください。
もし、遅れてくる人がいる場合は、道に迷わないようにお店の地図を渡しておきましょう。

お店の地図

最近はスマホで業務メールを確認できる職場も多いですが、そうでない会社の場合は、出発前に各自が地図を出力しなくてはいけないので、その手間を省くためです。
もし、スマホで業務メールが確認できる場合でも、幹事からのメールを探すのは手間がかかるので、地図を用意しておくと参加者がスムーズに会場に向かうことができます。

【幹事が飲み会当日にすること】
4.タイムスケジュールをチェック

先ほどお話ししたように、一般的に職場の飲み会は以下のようなタイムスケジュールで進行します。


  • 幹事の挨拶
  • 乾杯の挨拶
  • 歓談やイベントなど
  • 主賓へのプレゼント
  • 主賓の挨拶
  • 締めの挨拶

それぞれを何時から始めるか具体的に決めておき、飲み会を時間通りに進行しましょう。

タイムスケジュール

ありがちな失敗は、幹事がのんびりして歓談が長引いてしまい、終盤の主賓の挨拶のときにお店の人から「予約の時間なので、そろそろ終わりにしてください」と声がかかってしまうこと。
そうなると興ざめしてしまいますし、主賓にも失礼にあたるので、タイムスケジュールには注意しましょう。

【幹事が飲み会当日にすること】
5.席順に気を配る

席順

参加者の席順は、以下の点を気をつけましょう。


●主賓
みんなと話しやすい真ん中あたりの席に座ってもらいましょう。
テーブルがいくつかある場合は、定期的に声をかけてテーブルをまわってもらうようにしてくださいね。
●上司
上司は、上座に座っているかを確認しましょう。
上座とは、お店の一番奥まった席のことで、出入り口から遠い席です。
●幹事
出入り口近くの店員さんとコミュニケーションがとりやすい末席に座りましょう。
幹事初心者がやってしまいがちな失敗は、何も考えずに奥の席に座ってしまい、末席にいる先輩に注文取りをさせてしまうパターンです。
そうならないように、到着した際に末席に自分の荷物を置いておくようにしましょう。

テーブルの数が多い場合、参加者がどこに座るか迷ってしまったり、上司の席のまわりが空いてしまったりすることがあります。
そんな場合は、事前に各自の席を決めておいたり、その場でクジを引いてもらったりしましょう。

【幹事が飲み会当日にすること】
6.二次会の準備、忘れ物の確認

場が盛り上がっていて、多くの人が二次会に行きそうな場合は前もって二次会のお店も手配しておきましょう。
また、会が終わり二次会にみんなが移動しはじめたら、一次会の会場に幹事のうちひとりは残り、忘れ物がないか確認をしてから二次会に向かいましょう。

幹事って、こんなにやることがあるんですね・・・!

そうなのよ!
楽しい飲み会の裏では、幹事の人がこんなに頑張っているってこと、覚えておいてね。

楽しい飲み会は幹事のおかげです

ここまで、職場の飲み会をイメージして、幹事の仕事をお伝えしてきました。
しかし、職場の飲み会にもいろいろと種類がありますよね。

というわけで最後に、シーン別の幹事のポイントをお伝えしますね。

シーン別の幹事がおさえるべきポイント

幹事を任される可能性が高い3つのシーンを想定してみました。
幹事をするときの参考にしてくださいね。

新人歓迎会は翌日に挨拶に行かせるところまでサポート

新人歓迎会のポイントは3つです。


  1. 新人の名前をみんなに覚えてもらえるように、自己紹介や質問タイムなどを設ける
  2. 新人が多くの社員とコミュニケーションをとれるように、各テーブルを回ってもらうなどの工夫をする
  3. 新人は当日の会費を払わないため、翌日必ず参加者に挨拶に行くように伝えておく

新人に挨拶に行かせる

とくに3つめは気をつけておきましょう。

送別会は主賓の人間関係をチェックしておく!

主賓が親交のある上司や先輩をチェックしておき、送別会に出席してもらってコメントをお願いしたり、出席が難しい場合は手紙などを書いたりできないかをお願いしておきましょう。
長く勤めている人は、社内で多くの人とつながりがあるので、主賓に近しい人に聞いてみるといいでしょう。

忘年会・新年会はイベントを企画しよう

忘年会や新年会は主賓をおかず、親睦を深めることが目的の飲み会です。
そのため、主賓の挨拶などがないので、一芸をもっている社員にかくし芸を頼んだり、プレゼントが当たるゲームなどを企画したり、盛り上がるイベントを準備しておくといいでしょう。


いかがでしたか?

多くの人が集まる会になるほど、飲み会を成功させる難易度が上がっていきます。
でも、頑張って準備をした結果、参加者に喜んでもらえたら幹事冥利につきますよね。

しかも幹事は目立ちますので、思わぬところで交流が生まれるというメリットもありますよ。
この記事が、幹事をするあなたの役に立てばうれしいです。


当コンテンツは、架空のキャラクターである山下リコと伊集院ヨシミが話者となり、あなたの生活に役立つ話をできるだけわかりやすく解説しています。


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